岗位说明书也被称为岗位描述、岗位说明等等，具体描述的是某个岗位的主要特征。一般包括岗位名称、上下级汇报关系、任职条件（学历、专业、工作经验、技能要求、特殊资格要求）、主要职责等。岗位说明书对企业和员工至少有以下好处：
        第一，它是进行人员招聘、制定培训计划和个人发展计划的一种依据。
        各部门经理提出用人申请，人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、设计员工的岗位升迁路线图时，都离不开它。
        第二，它有助于实现组织优化。
        在编写岗位说明书之前，有一个岗位分析的过程，即对部门职责进行列举和归类，对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划，从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中，重点思考的是：人员配置是否冗余？职责是否相互重叠？部门职能是否细化到每个岗位上？是否忙闲不均？职责接口是否得当？工作流程是否顺畅而且简易？这就像我们实施ISO9000质量认证一样，拿到证书不是目的，目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系，把内部的运作流程理顺。
        第三，它使员工各司其责，上下目标一致。
        一份好的岗位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权。有了员工和主管共同签字的岗位说明书，意味着双方对工作内容达成了共同的理解，意味着一种对工作目标和规范的承诺。
        第四，岗位说明书是进行岗位评估从而确定岗位级别的前提条件。
        岗位评估的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。有了岗位等级和薪酬调查结果，才便于确定每个岗位的薪酬水平。